Récapitulatif
- Cc veut dire « copie carbone » : la personne reçoit le mail, et tout le monde voit qu’elle l’a reçu.
- Cci veut dire « copie carbone invisible » : la personne reçoit le mail, mais aucun autre destinataire ne voit son adresse.
- Cc pour informer quelqu’un d’un échange qui le concerne. Cci pour écrire à un groupe de gens qui ne se connaissent pas, sans dévoiler leurs adresses.
- « Répondre à tous » n’écrit jamais aux adresses en Cci. Mais si c’est la personne en Cci qui répond à tous, elle se dévoile.
- Dans Gmail, les liens Cc et Cci sont à droite du champ À. Dans le nouvel Outlook, le champ Cci s’affiche depuis Options, puis Afficher les champs.
Cc ou Cci ? La différence tient en une ligne : en Cc, l’adresse est visible par tous les destinataires, en Cci, elle est cachée. La personne en Cci reçoit exactement le même message, mais personne d’autre ne sait qu’elle l’a eu.
Le choix entre les deux a pourtant des conséquences qu’on ne mesure qu’après coup. Une invitation envoyée à trente parents d’élèves avec toutes les adresses en Cc, et chacun repart avec la liste complète. Une réponse à tous envoyée depuis une copie cachée, et votre chef découvre qu’un collègue lisait l’échange en silence.
Je vous explique à quoi sert chaque champ, qui voit quoi, comment afficher la ligne Cci quand elle n’apparaît pas, et le piège de la réponse à tous. Les manipulations sont données pour Gmail et Outlook sur PC.
Sommaire
- À, Cc, Cci : à quoi sert chaque champ
- Qui voit quelles adresses
- Quand mettre quelqu’un en Cc
- Quand passer en Cci
- Le piège de « Répondre à tous »
- Afficher le champ Cci dans Gmail et Outlook
- Les questions qu’on me pose le plus
À, Cc, Cci : à quoi sert chaque champ
Les trois champs envoient le même message, au même moment. Ce qui change, c’est le rôle donné à chaque destinataire et ce que les autres en voient.
- À : les personnes à qui le mail s’adresse. C’est d’elles qu’on attend une réponse ou une action.
- Cc, pour « copie carbone » : les personnes qu’on tient au courant. Le nom vient du papier carbone qu’on glissait sous une lettre pour en garder un double. En anglais, le champ s’appelle aussi Cc.
- Cci, pour « copie carbone invisible » : les personnes qui reçoivent le message sans que les autres le sachent. Les logiciels en anglais l’appellent Bcc, pour blind carbon copy.
Côté technique, une adresse reste une adresse : pour la taper sans erreur, mon guide sur l’arobase au clavier vous donne la bonne combinaison selon votre clavier. Et pour reprendre une liste d’adresses depuis un autre mail ou un tableur, le copier-coller au clavier fait gagner beaucoup de temps.
Qui voit quelles adresses
Prenons un exemple simple : vous écrivez à Camille, vous mettez Paul en Cc et Julien en Cci. Voici ce que chacun trouve dans l’en-tête du mail reçu.
| Destinataire | Voit Camille (À) | Voit Paul (Cc) | Voit Julien (Cci) |
|---|---|---|---|
| Camille | oui | oui | non |
| Paul | oui | oui | non |
| Julien | oui | oui | au mieux sa propre adresse |
| Vous, l’expéditeur | oui | oui | oui, dans vos messages envoyés |
Ce qu’il faut retenir : la seule personne qui connaît la liste complète, c’est vous. Si vous mettez plusieurs personnes en Cci, elles ne se voient pas non plus entre elles. Chacune croit, en lisant l’en-tête, que le mail est parti à Camille et Paul.
Quand mettre quelqu’un en Cc
Le Cc sert à la transparence. Vous voulez que la personne soit au courant, et vous voulez que les autres sachent qu’elle l’est. Trois cas typiques :
- Vous répondez à un client et vous mettez votre responsable en copie : le client sait que la réponse est validée.
- Vous transmettez un dossier à un collègue et vous gardez en copie la personne qui vous l’avait confié, pour qu’elle suive le passage de relais.
- Vous écrivez au syndic de votre immeuble avec les autres copropriétaires concernés en copie, qui se connaissent déjà.
La règle tacite, en entreprise : quand vous êtes en Cc, on ne vous demande rien. Si le mail attend une action de quelqu’un, cette personne doit être dans le champ À. Mettre en Cc quelqu’un dont on attend une réponse, c’est le meilleur moyen de ne jamais la recevoir.
Quand passer en Cci
Le Cci protège les adresses. Dès que vous écrivez à un groupe de personnes qui ne se connaissent pas entre elles, c’est le bon champ : une association qui écrit à ses adhérents, un parent qui relaie une info à toute la classe, un artisan qui prévient ses clients d’une fermeture. Avec tout le monde en Cc, chacun récupère les adresses de tous les autres, et il suffit d’un « Répondre à tous » pour que trente boîtes reçoivent un « merci, bonne journée ».
Ce n’est pas qu’une question de politesse. Une adresse mail est une donnée personnelle, et la CNIL classe l’usage du Cci parmi les obligations dans ses tables Informatique et Libertés, à apprécier selon les circonstances de l’envoi. Elle y cite une mise en demeure adressée en avril 2024 à un centre hospitalier pour ce motif. Pour un envoi groupé à des inconnus, la copie cachée est le réflexe à prendre.
Deux mises en garde, que Microsoft donne lui-même dans son aide Outlook. Le Cci est une technique prisée des expéditeurs de spam, donc certains filtres classent ces messages en courrier indésirable : prévenez les destinataires, ou demandez-leur de vous ajouter à leurs expéditeurs approuvés. Et les adresses en Cci comptent dans la limite de destinataires par message fixée par votre messagerie. Au-delà de quelques dizaines de personnes, un outil d’envoi de lettres d’information convient mieux.
Dernier usage, plus discutable : mettre quelqu’un en Cci pour qu’il suive un échange sans que l’interlocuteur le sache. Ça fonctionne, jusqu’au jour où la personne cachée répond. C’est le piège suivant.
Le piège de « Répondre à tous »
« Répondre à tous » reprend les adresses visibles dans l’en-tête : l’expéditeur, le champ À et le champ Cc. Les adresses en Cci n’y figurent pas, donc elles ne reçoivent jamais les réponses des autres. Julien, dans l’exemple, ne verra pas la suite de la conversation, sauf si quelqu’un la lui transfère.
L’inverse est plus gênant. Si Julien, qui était en Cci, clique sur « Répondre à tous », sa réponse part à vous, à Camille et à Paul. Ils découvrent qu’il avait reçu le message, et la discrétion tombe. Quand vous recevez un mail en Cci (votre adresse n’apparaît pas dans À ni dans Cc), répondez uniquement à l’expéditeur.
Côté expéditeur, une précaution simple pour un envoi groupé : mettez votre propre adresse dans le champ À et tous les destinataires en Cci. Le mail part normalement, et une réponse à tous ne revient qu’à vous.
Afficher le champ Cci dans Gmail et Outlook
Par défaut, la plupart des messageries n’affichent que le champ À. Le Cci est là, mais il faut le faire apparaître.
- Gmail sur ordinateur : cliquez sur Nouveau message. À droite du champ À, cliquez sur Cc ou Cci pour ouvrir la ligne correspondante.
- Nouvel Outlook pour Windows : ouvrez un nouveau message, puis Options, Afficher les champs et Afficher Cci.
- Outlook classique : dans la fenêtre du message, onglet Options, cliquez sur Cci. Le champ reste ensuite affiché pour les messages suivants.
Vous préparez souvent le même envoi groupé ? Copiez la liste d’adresses une fois, et l’historique du presse-papiers de Windows vous la ressort avec Windows + V sans retourner la chercher. Pour les autres raccourcis qui accélèrent la saisie, j’ai réuni les plus utiles dans mon guide des raccourcis clavier Windows.
Les questions qu’on me pose le plus
Que veulent dire Cc et Cci dans un mail ?
Cc signifie « copie carbone » et Cci « copie carbone invisible ». Les deux envoient une copie du message ; seule la copie carbone est visible des autres destinataires.
Quel est l’intérêt de mettre quelqu’un en Cci ?
Ne pas dévoiler son adresse aux autres destinataires. C’est indispensable pour un envoi à des personnes qui ne se connaissent pas, et ça évite les avalanches de réponses à tous.
Une personne en Cci peut-elle répondre ?
Oui, comme n’importe quel destinataire. Si elle répond seulement à l’expéditeur, personne d’autre ne le sait. Si elle répond à tous, sa réponse part aux champs À et Cc, et sa présence est dévoilée.
Faut-il répondre à un mail reçu en Cc ?
Non, en général. Être en Cc veut dire qu’on vous informe, pas qu’on attend quelque chose de vous. Répondez seulement si vous avez une information utile à ajouter, ou si le mail vous pose explicitement une question.
Au moment d’envoyer, posez-vous une seule question : est-ce que chacun des destinataires a le droit de connaître l’adresse des autres ? Si la réponse est non, tout le monde passe en Cci.
